La implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo exige el manejo de varios documentos. Dicho lo anterior cabe recordar la importancia de registrar toda la información y las evidencias que se obtienen, dado que, por medio de los documentos estarás demostrando la adecuada ejecución de tu sistema. Adicional al registro, se debe tener en cuenta que dicha documentación debe estar aprobada y firmada por los responsables del SG-SST de tu copropiedad.
Para entender un poco más acerca de la diferencia entre documento y registro: Documento es aquel que se puede modificar y Registro es aquel que permanece inmodificable.
Tips a tener en cuenta sobre los documentos y registros de tu sistema:
- Deben ser conservados por un periodo mínimo de veinte (20) años.
- Deben ser legibles.
- Deben estar identificados y de facil acceso para los responsables.
- Deben estar en condiciones apropiadas y protegidos contra daños, deterioros o perdida.
A continuación relacionamos el extracto normativo que hace referencia a la conservación de documentos:
“Artículo 2.2.4.6.13. Conservación de los documentos. El empleador debe conservar los registros y documentos que soportan el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST de manera controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles, protegidos contra daño, deterioro o pérdida. El responsable del
SG-SST tendrá acceso a todos los documentos y registros exceptuando el acceso a las historias clínicas ocupacionales de los trabajadores cuando no tenga perfil de médico especialista en seguridad y salud en el trabajo. La conservación puede hacerse de forma electrónica de conformidad con lo establecido en el presente capítulo siempre y cuando se garantice la preservación de la información”
Tomado de: DECRETO 1072 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo. Versión actualizada a 15 de abril de 2016.