Todo sistema tiene un comienzo, incluso, nuevos comienzos cuando hay cambios en las administraciones o encargados del mismo, es por ello que en esta oportunidad hablaremos de todo lo que tiene que ver con la etapa de evaluación inicial del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. ¿Pero por qué es importante? Básicamente es en este momento en donde se debe hacer ese punto de arranque para poder encontrar las brechas que faltan para darle cumplimiento 100% a las diferentes normas que aplican en cada sistema.
Tal vez para esta época parezca tonto aplicar la evaluación inicial, cuando ya la gran mayoría de sistemas están andando o ya arrancaron su proceso hace mucho tiempo, sin embargo, es importante tenerlo en cuenta porque muchas veces se hace necesario empalmar con diferentes proyectos, volver a revisar o continuar una consultoría y no hay mejor herramienta para poder tener un diagnóstico preciso que hacer esa evaluación inicial. Esto es, contemplar de manera objetiva como la persona que estuvo anteriormente diseñó y estructuró ese sistema, permitiendo dar una visión de que tan completa o no estaba su implementación.
A momento de realizar una evaluación inicial se debe determinar la industria o el sector que se evalúa y poder determinar los estándares que aplican o no, es decir, los que no son necesarios y los que son necesarios para que el sistema realmente funcione, siempre teniendo presente que se dividen en tres: obligatorios, no aplican y los que son necesarios, bajo esta filosofía se revisará cada uno de los estándares y usando la plantilla que nos ofrece la herramienta o, a través de la resolución 0312 se van a poder identificar cual estándares se están o no aplicando.
Es importante entender que, en cada uno de los estándares, la norma no dice ¨casi lo hizo¨ o ¨esta mas o menos¨, no, la norma siempre nos indica si esta completo o no y para que este completo debe cumplir con todo el estándar. Para eso se utilizará el despliegue de la matriz (clic para descargar), la herramienta que previamente se ha configurado y desarrollado. Esto va a permitir que estructurar el proyecto, cómo se va hacer y dar casi todos los lineamientos y un resultado al final del día que pueda indicar, por el ciclo PHVA, cómo se esta comportando, cuál es su aplicación, la obligatoriedad de los estándares, y poder determinar dentro de esa estructura como funciona el sistema en términos porcentuales.
Es importante abordar el sistema bajo esta estructura y pasar por todos los estándares, ya que muchas veces, en algunas organizaciones, solo revisan el número de estándares que aplican y dejan de lado el restante sin tener en cuenta que la norma es clara. La resolución 0312 del 2015 indica que todos los estándares se deben cumplir y calificar y, en caso de no aplicar, se marcan como casilla máxima y argumentar el porqué no aplica, es decir que siempre se tiende a que el sistema cumpla al 100% independientemente de la estructura.
Por ejemplo, si una empresa tiene cinco colaboradores, desarrolla actividades en el área de servicios y el riesgo es 1, no significa que se deban hacer solo siete estándares; por el contrario, hay que darles cumplimiento a todos los estándares, calificando los que no aplican como máximo y que al final de día cuando se califique los que son obligatorios, los que no aplican y los necesarios poder llegar a los porcentajes de cumplimiento. Esto es importante entenderlo debido a que la norma es clara: si el cumplimiento del sistema está entre 0 y 60%, se considera que está en estado critico. Del 61 al 85% está en estado moderado y si está por encima del 86%, es del decir del 86 al 100% esta en estado aceptable. La interpretación correcta es que se deben evaluar todos y cada uno de ellos para poder dar un resultado y validar en dónde hay más falencias y cómo poder generar ese plan de trabajo o plan de acción para que el sistema cumpla con todos los requisitos y al final del día tenga una cultura de prevención mucho mas solida.
Recuerda colocar en practica todo lo referente a la evaluación inicial y la identificación de brechas para que tu sistema vaya mejorando continuamente y que ese principio de ciclo de mejora se cumpla en el tiempo. No hay que olvidar qué las evaluaciones iniciales no simplemente sirven como punto de entrada, si no también como punto de finalización para poder determinar cual será la siguiente etapa para el próximo año.