La factura electrónica, es un equivalente funcional a una factura en papel y avala la compra-venta de un bien o el préstamo de un servicio, que le permite al contribuyente comprobar sus ingresos y egresos. Es un documento clave para la declaración de impuestos, ya que a través de ella la DIAN puede reembolsar los impuestos correspondientes a los contribuyentes.
Esta factura electrónica a diferencia de la factura de papel se recibe vía digital y se envía mediante correos electrónicos, esto garantiza la autenticidad e integridad del documento, de igual forma permite evitar la evasión de impuestos.
Este modelo de facturación no es nuevo se viene hablando del mismo desde el año 2000 en Latinoamérica.
En propiedad horizontal, la DIAN se ha pronunciado sobre las situaciones en las que las copropiedades deben expedir factura o documento equivalente, cumpliendo para ello con los requisitos del decreto 358 de 2020 y la resolución 42 del mismo.
Aquí encontraremos la pregunta clave que resolveremos: ¿Qué condiciones se requiere para que sea necesario expedir la factura electrónica?
La DIAN especifica en el decreto 1625 del 2016 que por ejemplo, las cuotas de administración fijada por las juntas administradoras de copropietarios de propiedad horizontal o de condominios son un aporte de capital no sometido a impuestos sobre la renta, es decir las cuotas de administración específicamente no generarían la obligación de facturar electrónicamente. Sin embargo en muchos casos entre las zonas comunes se destinan parqueaderos y zonas específicas para su arriendo; en estos casos, la destinación de dicho dinero no es el pago de una cuota de administración si no es el pago por prestación de un servicio consistente igual que un bien inmueble como salones comunales, salas de reuniones, BBQ, parqueaderos entre otros que pueden estar disponibles dentro de una copropiedad.
¿Qué quiere decir esto? Que en el momento de alquilar dichas zonas comunes podrá expedir factura electrónica debido a que de acuerdo al artículo 615 del estatuto tributario se está ofreciendo un servicio en calidad de comerciante y no de administrador solamente. Es por esto que utilizar facturación electrónica para propiedad horizontal no es sencillo debido a que no se limitan las unidades residenciales sino también a los servicios que te puedan prestar con un valor adicional.
Cada vez que se expida factura electrónica en propiedad horizontal se deberán solicitar datos personales como: nombre, identificación y correos electrónicos para el envió de las facturas. Por eso, se deberá asegurar el cumplimiento los derechos de protección y tratamiento de datos personales de acuerdo a la ley 1581 de 2002 implementando las políticas de procedimientos: avisos de privacidad, acuerdos y mecanismos necesarios para tal fin.
Revisa si estas prácticas aplican en tu copropiedad y sé diligente en el cumplimiento de la normatividad.