En este blog se complementarán las fases tratadas anteriormente, esta vez con enfoque en las fases 7, 8 y 9.
Esta es una de las fases que más valor agrega al sistema, porque da muchos elementos de entrada para que el sistema se mantenga en el tiempo. Dentro de las inspecciones y mantenimientos, uno de los programas mas importantes que es justamente este, mantenimiento y no solamente desde la partes física que tiene la institución como pueden ser el cableado, la estructura o los puestos de trabajo, sino que también todo lo que tiene que ver con elementos de seguridad en caso de una emergencia, por ejemplo los extintores, los sistemas contra incendios, todo lo que tiene que ver con botiquines, kits de primeros auxilios, la señalización; inclusive, algunos riesgos que, haciendo las inspecciones y recorridos en las instituciones, es posible hallar, pudiéndolos mitigar y evitando que se materialicen en accidentes.
Esta fase abarca todo lo referente a la información que se debe llevar como trazabilidad y que cuenta la historia de lo que ha pasado en la institución o, también, con los proveedores, tal como lo menciona la resolución 0312. Las estadísticas ayudan a la organización para poder tener indicadores que permiten conocer si se están haciendo las cosas correctamente o no, teniendo en cuenta que la resolución 0312 propone dentro de su escritura 33 indicadores, los cuáles se ampliarán en otro blog.
Existen indicadores de estructura, proceso y resultado, y lo que busca el sistema es brindar esos indicadores controlados tanto de los trabajadores directos como indirectos. Esto aplica especialmente para empresas que tienen servicios contratados por terceros, inclusive en la propiedad horizontal en donde se debe solicitar a los proveedores los indicadores de gestión, permitiendo a los encargados del sistema conocer cuales son sus índices y como se comporta su nivel estadístico como tal.
Es en esta fase donde justamente se empieza a planificar como hacer la auditoría en diciembre y revisar que toda la gestión que hecha durante todo el año. Hay que tener presente que, normativamente, la resolución 0312 indica que la planificación del Sistema funciona como un año fiscal, esto significa que toda la planificación debe ir desde enero hasta diciembre y que todos los fines de año, es obligatorio hacer una auditoría como modelo y mecanismo de validación que el sistema está funcionando y se mantiene en el tiempo. Así mismo, que aplique los principios fundamentales de las estructuras de alto nivel que significan el concepto de mejoramiento continuo: PLANEAR, HACER, VERIFICAR y ACTUAR.
Este punto permite generar una revisión completa del sistema para poder planificarlo e iniciarlo nuevamente en el mes número uno, enero y supervisar que el sistema se comporte según la mejora que se desea obtener ese año.
Este seguimiento permitir que realmente se estructure de manera correcta toda la gestión de auditoría, la cual puede ser interna o contratada externa para agregarle mucho más valor.