Plan de Trabajo Anual en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

El Plan de Trabajo Anual es uno de los pilares fundamentales para que el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo se mantenga en el tiempo ya que es, justamente, este documento quien integra el plan de actividades a desarrollar durante todo el año.

Recordemos que el Plan de Trabajo Anual, al igual que un año fiscal, va de enero a diciembre y la razón para que se haga de esta forma es la resolución 0312 de 2019, la cual nos invita a que todos los diciembre se hagan las auditorías al Sistema de Gestión y se revise todo lo que se hizo conforme a lo planificado desde el mes de enero. Esto quiere decir que, sin importar el momento en el cual se arranque con el sistema tu planificación va solamente hasta diciembre para, luego de la auditoría, realizar una nueva planificación desde enero a diciembre.

La importancia de tener un plan de trabajo anual, es justamente el permitir alinear las metas que se desprenden de la política de calidad, enmarcada al compromiso que tiene la gerencia para alcanzar unos objetivos del sistema claros y medibles en el tiempo. Las actividades, responsables y recursos a utilizar están alineados para cumplir con todo el plan de trabajo, para de esta forma darle cumplimiento a lo planteado en el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo.

El plan de trabajo anual no debe ser estático, es decir, las actividades que se desarrollen en el primer año no necesariamente deben ser las mismas para el siguiente, ya que el sistema va madurando, va creciendo y se va comportando de formas distintas y por eso es tan importante que el plan esté alineado al ciclo de mejora continua (Ciclo PHVA, Planear-Hacer-Verificar-Actuar).

En la etapa de Planear, se revisan todos los elementos y actividades integradas desde el principio y se validan hasta el momento que se realiza la auditoría y ratifique que se cumplieron a cabalidad. Así mismo las actividades deben ser elaboradas con diferentes frecuencias, es decir no todas las actividades deben ser de tipo mensual, algunas pueden ser trimestral, semestral, anuales; pero sí deben ser hechas, como mínimo, una vez en el año.

Por ejemplo, en el caso del ejercicio de auditoría, la norma dice que debe ser hecho una vez al año, pero si internamente se considera necesario hacer dos auditorías en el año, se pueden ejecutar siempre y cuando se planifiquen dentro del sistema. Finalmente, para tener el sistema al día, el Plan de Trabajo Anual permitir mantener el control mes a mes del mismo y se hacerle las diferentes adecuaciones que se requieran.

No hay que olvidar, que un profesional con licencia deber ser la persona que firme el Plan de Trabajo Anual junto con el representante legal de la copropiedad o de la empresa, esto ratifica las dos responsabilidades principales, tanto quien contrata, como quien dirige que todo lo relacionado con el sistema se esté llevando a cabo.

Deseamos que esta información haya sido muy valiosa para ti y tu sistema de gestión. Recuerda poner en práctica todas las recomendaciones dadas, referentes a cómo planificar de forma correcta todas las etapas del sistema y colocarlas en un orden cronológico para que se ejecuten durante todo el año.