En esta oportunidad hablaremos de todo lo que tiene que ver con el Presupuesto del Sistema de Gestión y seguridad en el Trabajo. Veremos todos los componentes importantes y vitales para que el sistema se mantenga en el tiempo.
Muchas veces, cuando hablamos del presupuesto, se entiende que este termino corresponde solo a la parte financiera, y claro que este componente es importante y vital para que funcione el sistema, ya que sin este recurso sería muy difícil echar a andar cualquier proyecto en la organización o propiedad horizontal. Sin embargo, es importante entender que dentro de esos recursos que yo identifico, debo determinar, además del componente monetario, cuál es ese talento humano que me va apoyar, para que realmente el sistema funcione y salga adelante.
Hacer un seguimiento de la planificación del sistema es importante; conocer cuáles son esos recursos físicos a identificar: el lugar donde se va a trabajar, en dónde se hará la operación, si existen múltiples sedes en diferentes ciudades, planificar en dónde se realizará ese diagnostico para poder dar cumplimiento a la norma de manera integral, no solo a la parte administrativa, si no donde tenga presencia como tal. Así mismo, conocer los recursos tecnológicos existentes para que el sistema sea mas fácil de llevar y tenga la garantía de que estos estén disponibles todo el tiempo.
A pesar de que debemos tener presente los recursos humanos, tecnológicos y físicos, nos centraremos, por ahora, en el recurso financiero o presupuesto, que es donde se organizan y determinan los valores a invertir para que el sistema se mantenga. La plantilla del presupuesto no es otra cosa que el documento donde se planean los hitos mas importantes que tiene este módulo; cada uno se debe ajustar según su tamaño y su necesidad para tener claro el alcance que este debe darle a cada sistema. El presupuesto está diseñado según el Plan de Trabajo Anual, para entender mejor cómo invertir el dinero durante todos los meses del año.
Al igual que con el plan de trabajo y la auditoría, la resolución 0312 nos invita que el presupuesto se planifique como si fuese un año fiscal, es decir que sea de enero a diciembre. Aún si se inicia a mitad del año o casi finalizando siempre se debe presupuestar hasta diciembre, porque toda la planificación debe volver a iniciar el mes de enero, cuando vuelvo a generar este presupuesto en donde voy a volver a planear mes a mes cómo lo voy seguir ejecutando.
Es igualmente importante tener en cuenta los siguientes elementos adicionales al momento de planear el presupuesto como lo son: liderazgo y compromiso de la gerencia, el desarrollo y ejecución del sistema, la administración de todos los riesgos como tal que se tenga dentro del mismo, los exámenes ocupacionales, planes de emergencia, recarga de extintores, encargados del seguimiento, cuánto tiempo va a dedicar la persona encargada del seguimiento dentro la compañía y, así cuantificar cuánto cuesta ese tiempo que se le dedica al mantenimiento del sistema; las impresiones, los requisitos legales, las modificaciones en los puesto de trabajo, entre otras.
Todo se debe contemplar, desde el impacto financiero, pasando por los movimientos que se deben hacer con el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo y cuantificarlos de forma monetaria. Así mismo, mes a mes se debe validar cuánto presupuesto realmente se ejecutó y si verdaderamente se está invirtiendo ese dinero de forma adecuada para poder determinar en números, cuánto está costando no solo la acción correctiva que es la usual que pasa en los sistemas si no la cultura de prevención generada a través del sistema de gestión, seguridad y salud en el trabajo en la organización o copropiedad.
Finalmente, el objetivo del presupuesto es invertir en una cultura preventiva no correctiva. Muchas veces solamente cuantificamos los daños, gastos y elementos que se averiaron por falta de un adecuado mantenimiento, pudiendo ser evitado con una adecuada planificación y gestión del riesgo. Así que lo que está buscando el sistema es volcar a todos los interesados a una cultura de prevención.
Así que ya sabemos, el presupuesto es un eje fundamental dentro de la etapa inicial dentro de mi sistema de gestión para determinar el compromiso de la gerencia con una cultura y una política de prevención, al igual que con los recursos monetarios, físicos, tecnológicos y humanos para que realmente el sistema funcione.
Deseamos que puedas poner en practica todos los conceptos vistos del presupuesto del Sistema de Gestión Seguridad y Salud en el Trabajo, no solo desde la parte financiera, sino también desde la parte tecnológica y humana.