6 recomendaciones para un Control de Proveedores eficiente
Más allá de limitarse sólo a la etapa de compra o de contratación de servicios, una correcta gestión de proveedores precisa ser más activo en todo el proceso. La gestión proactiva de los gestores brinda resultados efectivos, eficaces y apoya la mejora continua en todos los procesos de calidad, generando aseguramiento y control en toda la cadena de valor al certificar que cada proveedor ha implementado el SG-SST.
Lo anterior, es particularmente importante en Propiedad Horizontal, en donde usualmente más del 90% de los colaboradores son tercerizados, es decir, se contrata a un proveedor para que desarrolle las actividades que se requieren para el correcto funcionamiento del lugar en temas como aseo, vigilancia, mantenimiento de equipos, fachadas, entre otros. A continuación, seis tips o recomendaciones para tener un control más eficiente de proveedores.
- Involucrar a la gerencia o administración en el proceso
Esta primera etapa es una de las más importantes del proceso. Involucrar a la gerencia o administración implica alinear las metas de desempeño del proveedor con las metas de la organización, empresa o copropiedad dentro de su plan anual. Independiente del enfoque de sus metas, se precisa primero abordar la gerencia, ya que, si ella está involucrada, es más probable que ayude en la asignación de recursos, asegurando, así, que las metas sean alcanzadas.
- Defina lo que usted espera del proveedor y comuníquelo
Las auditorías anuales son un buen camino. Este scorecard (conjunto de indicadores de desempeño) debe abarcar todas las áreas críticas de importancia, tales como capacidad de respuesta del proveedor, evaluación de servicio, gestión de productos y soporte. El punto aquí es tener claro exactamente lo que la organización quiere y comunicárselo al proveedor. El desarrollo de un conjunto de requisitos exclusivos para cada proveedor, en vez de paneles de evaluación genéricos también puede ser una opción válida. Puede dar un poco más de trabajo, pero a largo plazo, la eficacia se duplica o más.
- Implemente un sistema de equipo para la gestión de proveedores
Al usar un concepto de equipo, todas las áreas funcionales responsables por varios aspectos del desempeño del proveedor son reunidas bajo una estructura de trabajo de matriz. En tales equipos, las copropiedades generalmente son los líderes de equipo. Dependiendo de qué grande y compleja es la organización, otros grupos son atraídos para la estructura del equipo. Para funcionar bien, los miembros del equipo deben compartir las metas y los planes de la gestión de proveedores. En otras palabras, los miembros aprenden y actúan juntos para mejorar al proveedor.
- Conozca bien a sus principales proveedores
Conocer bien a sus principales proveedores, no es solamente auditar a un proveedor y archivar la documentación una vez cada uno o dos años. Sus equipos deben visitar a los proveedores con frecuencia. Cuanto más ellos saben sobre el proveedor y lo que hace parte del proceso del proveedor, mayores son las chances de identificar oportunidades con relación al costo, calidad, entrega, desarrollo de nuevos productos y desempeño sostenible de la cadena de abastecimiento.
- Desarrolle políticas de claras para los proveedores
A través de un manual, preferiblemente impreso, y dado a conocer a los postulantes, el contratista que proveerá los servicios debe asumir la responsabilidad y riesgos de la seguridad de su personal y de sus equipos (en los casos que así sea necesario), al igual que el control estricto del cumplimiento de las normas establecidas en el documento por parte de la alta administración; previamente se comunicará a los contratistas los requisitos que estos deberán cumplir para el ingreso y ejecución de sus labores según lo establecido. Hay que tener presente que la prioridad, junto con el desempeño de su SG-SST interno, debe ser el desempeño de los sistemas del proveedor.
- Recomendaciones especiales para trabajos de alto riesgo
Si el personal del proveedor debe realizar trabajos de alto riesgo como: trabajos en alturas, limpiezas de fachadas, trabajos en espacios confinados, trabajos con energías peligrosas e izaje de cargas; por ello, el Contratista debe garantizar el cumplimiento de sus procedimientos para tareas de alto riesgo los cuales deberán ser presentados al momento de presentar la oferta y deberán estar alineados con la normatividad vigente. Los certificados deben ser presentados antes de realizar las labores para verificarlas y dar los respectivos permisos de ingreso.