En este blog hablaremos de los cinco tips que debes tener en cuenta para una correcta auditoría de tu Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Esto nos permitirá ejecutar una auditoría con la más alta calidad, garantizando un mejor entendimiento de las No Conformidades que podamos hallar en nuestro diagnóstico para tomarlas como base de la mejora de nuestro sistema de gestión.
TIP 1: Debe ser totalmente independiente
Cuando se planifica la auditoría de un proyecto, la persona encargada de la misma, no debe tener relación directa con la empresa o copropiedad, es decir debe ser un tercero externo. Sin embargo, su hoja de vida sí debe estar relacionada con el tema, tener experiencia y capacitaciones como, entre otras, el curso de las 50 horas y, preferiblemente, un curso de auditor que pueda llevarnos a una evaluación constructiva de este ejercicio, que se debe de hacer todos los diciembres de acuerdo a la resolución 0312.
TIP 2: Define el alcance
Define hasta dónde quieres medir o controlar tu Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, al momento de hacer la auditoría. Recuerda que hay muchas empresas que tienen diferentes sucursales, diferentes sedes y diferentes procesos. Hay que definir si requiero un equipo auditor, si es necesario hacerlo por ciudades, determinar qué estándares me aplican, entro otras. Es muy importante hacerlo, ya que de esta forma podremos construir una auditoría que realmente implique absolutamente todo aquello que se nos exige de acuerdo a la normatividad y que, al ejecutarlo, nuestro muestreo sea mucho mejor.
TIP 3: Planificar todos los aspectos de la auditoría
Planifica la auditoría de forma concreta, cuándo se va a realizar, qué se auditará o en qué proceso voy a auditarlo. Es importante entender que todos los procesos que involucren los 60 estándares mínimos que voy a revisar, de acuerdo a la resolución 0312, deben estar contemplados en esa planificación; de esta forma para el momento en que se reúnan las distintas partes involucradas (auditor-administrador o encargado) en ese proceso/proyecto, realmente entiendan cuál es el alcance que se desea definir y en qué tiempo se va a hacer.
TIP 4: Realizar la auditoría a tiempo, cumpliendo en tiempo
Esto quiere decir que siempre se deben tratar de cumplir en los tiempos acordados las actividades que se planifiquen en la auditoría, como reuniones, visitas, análisis, procesos entre otros.
Una de las características recurrentes, es que, al ser la auditoría un proceso muy minucioso, al final del día cuando se nos esta acabando el tiempo, empezamos a avanzar rápidamente y se pueden dejar puntos sin anclar o sin revisar de una forma correcta.
Nuestra invitación es que seas bastante exigente con tu tiempo al momento de planificar; desarrolla una agenda para trabajar ciertos temas con algunas personas y siempre estar pendiente de que esto se cumpla, si no es así, al final del día, la auditoría, se va a retrasar y no va quedar de una forma completa.
TIP 5: Generar valor agregado a través de un informe
Luego de haber finalizado las visitas y reuniones con los encargados del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, genera un informe con valor agregado, es decir, que a partir del mismo se generen las recomendaciones correctas, los puntos claves y los hallazgos que permitan comprender cómo se comporta mi sistema a partir de los hallazgos tanto positivos como negativos y las No Conformidades. Esto va permitir que mi sistema, primero, nos permita conocer todas sus fortalezas y, en general, todas aquellas cosas que se están haciendo muy bien. Por otro lado, nos permite que los hallazgos negativos nos sirvan para entender en qué se está fallando y para impulsar a que realmente mi sistema mejore para el próximo año.
Al final, todo esto nos permite poder revisar esos puntos donde no se fue tan fuerte y prestar atención en aquellos elementos en los que realmente podemos agregar valor. Muchos auditores fallan en este punto, en donde lo mas importante es poder dar ese extra donde se genere un informe que logre que tanto la gerencia como directores y consejo realmente entiendan que el informe que se esta entregando es un compendio de los resultados de todo el trabajo que se desarrolla durante el año.
¡Te invitamos a que para este año tu auditoria la hagas con 'full' calidad!